Gestão documental para o mercado de Construção Civil

O mercado de construção civil apresenta um cenário interessante do ponto de vista administrativo e operacional. A estrutura administrativa, que tem como característica ser centralizada e compartilhada, normalmente conta um número reduzido de funcionários e apresenta uma organização operacional bastante dispersa pelo território que ocupa. Como consequência disso, este setor enfrenta dificuldades na gestão dos seus diversos tipos de documentos.

Frente a essa situação, podemos citar o registro de funcionários, as notas fiscais de mercadorias, os serviços recebidos e a gestão de projetos. Sob este panorama, os documentos são gerados em diversos pontos por pessoas diferentes, que utilizam variados processos de impressão. E o mais complicado é que esses documentos precisam estar disponíveis para diversas pessoas e em locais diferentes.

Pensando em otimizar as atividades de impressão deste setor, empresas especializadas em gestão de documentos têm elaborado algumas soluções que focam principalmente em três tipos de documentos: registro de funcionários, notas fiscais e projetos de engenharia.

O registro de funcionários, por exemplo, possui duas razões principais de figurar nesse rol de documentos importantes para o setor de construção civil. O primeiro é devido ao elevado turn over dos funcionários, que resulta em um potencial problema trabalhista futuro, cuja documentação do funcionário correta é a principal defesa da empresa empregadora. O segundo motivo é que as empresas de construção civil devem apresentar os documentos dos funcionários envolvidos para seus clientes.

Já as notas fiscais, outro tipo de documento muito em voga no processo, são fundamentais para o correto pagamento das empresas que fornecem ao setor de construção pois, como dito anteriormente, a administração é feita de maneira centralizada. Entretanto, produtos e suas respectivas notas fiscais são recebidos em diferentes canteiros de obras, resultando em muitos pontos de recepção. Como resultado desse ambiente, existe um gasto enorme com o envio das notas fiscais por malote para a administração central, não se esquecendo do perigo de extravio, atraso de pagamento aos fornecedores, dentre outros.

Por último, encontramos o problema de gestão de projetos, causado principalmente pelas dificuldades em se controlar as diferentes versões, o que resulta em demora na elaboração dos projetos e, consequentemente, gera prejuízo financeiro e mercadológico.

Para solucionar esse quadro de dificuldade de comunicação e transporte de documentos e informação, hoje é possível encontrar no mercado fornecedores que oferecem uma maneira simples de realizar essas atividades de forma extremamente eficiente e segura: buscando a convergência de tecnologias e implementando processos nas empresas.

As multifuncionais, com soluções embarcadas, passam a ser parte importante desse processo, pois são equipamentos que fazem a captura dos documentos. Os softwares funcionam de forma inteligente, criando automaticamente um documento digitalizado que fica disponível a quem de fato deve ter acesso. Desta forma, a solução funciona em dois sentidos, tanto para os documentos vindos da administradora para as obras (caso de documentos do Departamento Pessoal e Projetos), como para o caminho inverso (caso das Notas Fiscais). Esse modelo de gestão reduz custos operacionais e riscos de atraso e extravio e aumenta a produtividade com a melhoria dos processos. Agrega-se também a isso todas as outras funções que a multifuncional desempenha, como impressão e cópia, passando assim a realmente fazer uma gestão documental completa.